Konflikthantering.com
Konflikthantering - praktiska tips för dig

Kundvagnen är tom
Dela denna sida på:
FacebookTwitterLinkedInGoogle BookmarksMyspaceTumblrRedditGoogle ReaderDiggDeliciousBlinkListStumbleUpon

Personalhandbok - så gör du

Personalhandbok här är vad du ska tänka på

Genom att du skapar en personalhandbok åt dina medarbetare ökar du möjligheten för dem att aktivt använda riktlinjerna i sitt dagliga arbete. Nedan får du 18 tips att tänka på när du skapar dina riktlinjer att använda i personalhandboken. Vill du skapa en renodlad personalhandbok följer du tipsen, men anpassar innehållet till vad du anser vara allra viktigast för din personal att ha snabb tillgång till. Börja alltså med att skapa riktlinjerna, gå sedan vidare med personalhandboken och använd riktlinjerna som bas. Ett extratips: Tala om för dina medarbetare vad det är med personalhandboken som gör att de vinner på att läsa och använda den. Det är för dem den är gjord.

1. Vilka riktlinjer behöver du på ditt företag - visa dem i personalhandboken Den som bäst kan svara på den frågan är du. Vad hjälper dig och ditt företag att bäst förverkliga din affärsidé? Gå igenom de olika förslag på riktlinjer du får här och tänk igenom vilka konsekvenser det får i ditt fall. När du bestämt dig ska du ansvara för effekterna och kunna stå för riktlinjerna personligen. Om du inte står för de riktlinjer du själv sätter upp kommer ingen annan att göra det heller.

2. Börja med problem som du har på ditt företag. Riktlinjerna ska vara konkreta och användbara från första stund. Om du börjar med att utgå från problem som finns får du en praktisk koppling direkt. Vad är det som måste bli bättre, mer rättvist, tydligare, effektivare? Är det medarbetarnas inställning till arbetstider? Har ni för många oplanerade möten? Är företagets lönepolicy otydlig? Finns det allmänt dåliga attityder och beteenden på arbetsplatsen? Identifiera ett eller flera problem och gå vidare för att få en bra grund för din personalhandbok.

3. När du identifierat ett problem är nästa steg att du går vidare med att beskriva vad det är du vill se istället. Du formulerar en positiv bild av hur det borde vara. Undvik att diskutera det som är fel eller problematiskt. Är det dålig disciplin på era möten så beskriv hur ett bra möte ska vara. Råder det oklarhet om arbetstider så skriv ned vad som gäller.

4. Tänk på vad det är för affärsidé du förverkligar. Dina riktlinjer som ska med i din personalhandbok måste vara anpassade för just dina mål. En budfirma behöver inte samma typ av riktlinjer som en skoaffär. Problem och affärsfokus är inte desamma. Dessutom är det inte samma typ av medarbetare du har att göra med. Tänk på din affärsidé, dina medarbetare och den specifika verklighet ni har när du anpassar dina riktlinjer.

5. Ta det viktigaste först: Befattningsbeskrivningar, beslutsordning, arbetsrutiner, arbetsbeskrivningar och lönepolicy. Tala om vilka befattningar som finns på företaget och vilka arbetsuppgifter som är förknippade med dem. Därefter talar du om vem som beslutar vad. Alla beslut måste ha en ansvarig medarbetare eller ledare. Alla arbetsrutinerna ska nedtecknas och beskriva hur en arbetsuppgift passerar genom företaget eller utförs av en enskild medarbetare. Arbetsbeskrivningar talar om vad de enskilda medarbetarna har för uppgifter, mål och förväntningar. Lönepolicyn talar om vilken belöning dina medarbetare kan förvänta sig.

6. Vad är det för värderingar, beteenden och attityder som styr det sociala umgänget och inställningen till arbetet på ditt företag? Skriv ner positiva formuleringar där du utförligt kopplar ihop företagets strategier och affärsmål med de för värderingar, beteenden och attityder du anser vara bra för ditt företag. Exempel: Ansvar, konstruktivitet, målfokusering, ödmjukhet, flexibilitet och serviceanda. Kom alltid ihåg att förklara och exemplifiera vad du menar att de tillför i förhållande till företagets mål. Allt ska med i din personalhandbok.

7. Dina riktlinjer kan ha för avsikt att reglera t.ex. klädsel eller beteende i detalj. Men anpassa detaljnivån så att den tar hänsyn till hur människor verkligen är. Du har ingen nytta av en riktlinje som säger att man ska gå i kilt till jobbet, eftersom ingen kommer att göra det ändå (i Sverige).

8. Du behöver inte sätta en gräns för antalet riktlinjer. Däremot är det viktigt att du ser till att de riktlinjer som finns har konkret betydelse och koppling till verksamhetens mål. Ogenomtänkta och därmed onödiga riktlinjer gör att dina medarbetare tappar förtroendet även för de nödvändiga riktlinjerna.

9. Se alltid till att du förklarar varje riktlinje och varför den finns. Förklaringen ska så långt det är möjligt vara kopplad till företagets mål. Går den inte att förklara behövs den inte. Om den behövs, men är svår att förklara har du all anledning att lösa det.

10. Utforma dina riktlinjer så att alla kan läsa och förstå dem i personalhandboken. Använd en talande rubrik, en kort formulering om vad det är riktlinjen vill säga och komplettera dem med en kort förklaring om hur den ska hjälpa er att nå företagets mål.

11. Tänk alltid på att det är företagets effektivitet du ska förbättra. Riktlinjer är t.ex. inte till för att ditt företag ska bli bättre anpassat för din smak och personlighet.

12. När du inför riktlinjer behöver du en plan för hur du ska få dem att bli en naturlig del av ditt företag. Du måste informera, förklara och göra ständiga återkopplingar till dem. Du är inte klar förrän dina riktlinjer och dina medarbetares sätt att arbeta på ditt företag sammanfaller.

13. Spar kopior på riktlinjerna så att de är tillgängliga för dina medarbetare. Du kan spara dem på företagets server, sätta upp dem på intranätet, sprida dem i bokform bland personalen eller sätta upp dem på väggarna. Alla måste känna till dem och kunna konsultera dem snabbt. Här är din personalhandbok nyckeln.

14. Det är tveklöst du, ansvarig ledare, som måste ta det största ansvaret för att ge riktlinjerna ett personligt exempel. Om inte du följer riktlinjerna så gör ingen annan det heller.

15. Du bör se över riktlinjerna minst en gång om året. För att behålla sin trovärdighet måste riktlinjerna vara aktuella och värda att använda som referenspunkt för dina medarbetare.

16. Om du kan blanda in dina medarbetare i utformandet av riktlinjerna är det troligt att de får bättre förståelse för vad riktlinjerna tjänar till och blir mer angelägna om att tillämpa dem. Men om du får dina medarbetare att delta måste du vara noga med sätta upp tydliga mål för utformandet så att de kan se syftet och inte går för långt.

17. För att göra det möjligt för dina medarbetare att kunna påverka riktlinjernas innehåll, kan du använda dig av olika beslutsnivåer. Vissa riktlinjer diskuteras bara av dig och ledningen, andra kan dina medarbetare vara med och diskutera och förändra i din personalhandbok.

18. Du kan inte räkna med att din personal direkt ska förstå meningen med riktlinjer. Det är inte heller nödvändigt. Det viktiga är att de förstår att riktlinjerna är ett av flera sätt för dig att tala om vad det innebär att arbeta på ditt företag. Vad du däremot måste göra är att få riktlinjerna att bli en naturlig referenspunkt för dina anställda. Tålamod.

Ledarskap utan flum

Chefens bästa vän - ledarskap utan flum

Denna kompakta 300 sidor långa chefspraktika är proppfull av vardagstips för chefer. Författaren tar upp praktiska frågor som rekrytering, personalekonomi, lönepolicy mm. Huvuddelen av boken ägnas dock åt ledarskapets kärnuppgifter: Motivation, effektivitet, coachning, samarbetsklimat mm.
Liv & Ledarskap

Här finns råd om allt från rekrytering, hur man motiverar och ger feedback, till hur man skapar meningsfulla möten och säger upp medarbetare.
Tidningen Chef

Här får chefer lära sig att konkret bemästra vanliga problem som de råkar ut för i sin vardag. Det är bara att slå upp problemet och få tankeväckande råd.
Civilekonomen

Läs mer om boken och vad fler läsare tycker här...

Om artikelförfattaren:

Stefan Ekberg har skrivit ett fyrtiotall böcker om företagande och personlig utveckling och har grundat Bokförlaget Redaktionen

Lägg gärna till mig som vän på Facebook

Läs mer om den här sajten här

Veckans samvetsfråga:
När allt är sagt och gjort - har du då sagt mer än du har gjort?



Många läsare av den här artikeln har också läst:
Hur blir man en bra chef?
Så får du personalen att längta efter måndagar
Så gör du mycket mer effektiva möten

Fler smarta tips
Prenumerera på vår gratis tipsbrev som du kan få som inspiration direkt i e-posten. Läs om dem och prenumerera gratis på den här sidan.

Läs ännu fler tipsartiklar - titta i menyn till vänster



Konflikthantering.com är ett projekt inom Bokförlaget Redaktionen
stefan@redaktionen.se | Sitemap