Konflikthantering.com
Konflikthantering - praktiska tips för dig

Kundvagnen är tom
Dela denna sida på:
FacebookTwitterLinkedInGoogle BookmarksMyspaceTumblrRedditGoogle ReaderDiggDeliciousBlinkListStumbleUpon

Medarbetarsamtal och utvecklingssamtal

Medarbetarsamtal - mall

Medarbetarsamtal är en speciellt strukturerad form av feedback. Målsättningen är att kontinuerligt stämma av och utveckla förhållandet mellan företaget (representerat av dig), medarbetare och arbetsuppgifter. Genom samtalet får du en regelbunden möjlighet att förbättra ditt företags prestationsförmåga. Du upptäcker systematiskt brister och positiva prestationer hos dina medarbetare, hos dig själv och på din arbetsplats generellt. Resultatet av medarbetarsamtal blir en kontinuerlig utvecklingsprocess som ger ständiga förbättringar.


Medarbetarsamtal - Utvecklande samtal

Medarbetarsamtal bör hållas regelbundet. Hur regelbundet varierar beroende på typ av verksamhet och arbetsuppgifter, men minst ett ordentligt samtal en gång per tre månader. Regelbundenheten gör att dina medarbetare tar samtalen på allvar och får förtroende för samtalets betydelse. Genom att hålla samtalen ofta blir det också lättare att knyta an till det som hänt, eftersom det ligger närmre i tiden. Gör gärna ett schema för hela året som du sedan sätter värde i att du håller dig till. Börjar du slarva kommer betydelsen av samtalen att gå förlorad.


Här är dina tips om medarbetarsamtal:

  • Tänk på i vilken miljö du håller medarbetarsamtalet. Om det inte är ett stort besvär kan du hålla samtalet i en annan miljö än den ni vanligen befinner er i. Gå iväg från arbetsplatsen och ta en gemensam lunch innan för att mjuka upp. Det du vill åstadkomma är dels att samtalet ska kännas som något annat än andra samtal och, dels att din medarbetare ska känna sig obesvärad av samtalsmiljön. Om du håller medarbetarsamtalet på ditt rum kan det få konsekvensen att medarbetaren känner sig underlägsen från början. Se också till att ni inte blir störda under samtalets gång.

  • Var noga med förberedelserna. Det gäller för både dig och din medarbetare. Använd färdiga samtalsprotokoll (se förslag nedan). Du kan börja med att ge din medarbetare ett underlag med de punkter du vill diskutera. Din medarbetare kan sedan i sin tur komplettera med frågor han vill ta upp och återlämna underlaget. Tänk på att inte ta med för många punkter. Det gör er stressade och kan förstöra kvalitén i samtalet. Förberedelserna gör samtalet effektivare och mer avslappnat. Dessutom kommer vissa tankar inte alltid upp i samtalsögonblicket.

  • Innan medarbetarsamtalet bör du ägna en stund åt att förbereda dig mentalt på vem det är du ska samtala med. Det är viktig att du kan uppträda personligt och trovärdigt. Du måste visa att du verkligen vet vem din medarbetare är och att du kan förstå dennes situation. Läs igenom protokollet och koncentrera dig 5 minuter på vad som gör din medarbetare till en speciell personlighet. Sök en positiv grundkänsla.

  • Börja medarbetarsamtalet med att stämma av vad ni kom fram till under förra mötet. Diskutera vad som hänt sedan dess och utvärdera resultatet. Låt din medarbetare ostört redogöra för sin syn på vad som hänt sedan förra mötet, innan du ger dina slutsatser.

  • Var noggrann och tydlig när du ger din feedback. Visa lyhördhet och ödmjukhet. Glöm inte att du har ett av tre syften: utveckla, förändra eller förstärka. Identifiera vilket du försöker göra och handla därefter.

  • Avsluta samtalet med att identifiera nya eller förnyade mål för utveckling. Sätt upp mål och delmål och kom överens om med vilka arbetsmetoder dessa ska uppnås. Försök också förutse kommande problem. Ta upp dem med medarbetaren så att ni båda kan vara uppmärksamma på dem, men glöm inte att fokusera på hur medarbetaren ska göra för att de inte ska uppstå.

  • Glöm inte att tacka din medarbetare för både samtalet i sig och dennes positiva arbetsinsatser innan ni avbryter. Om du har någon form av belöningssystem som är kopplat till samtalet delar du ut belöningen i slutet och talar tydligt om vad det är som föranleder belöningen.

  • Du och din medarbetare bör hjälpas åt att dokumentera samtalet. Sammanfatta samtalet direkt efter att ni hållit det. Protokollet ni använder ska ha utrymme för kommentarer och anteckningar, vilka ni använder för att som underlag. Din medarbetare ger dig sin utskrift när han renskrivit den. Du skriver ihop den med din egen och ger en kopia till din medarbetare. När han godkänt den spar du den för avstämning under tiden fram till och med nästa samtal.

  • Låt medarbetarsamtalet vara i högst 60 minuter. Ni hinner med det som finns att säga på den tiden. Längre samtal blir tröttsamma och tappar sin tyngd. Har du svårt att hålla tiden ta för vana att avbryta samtalet när tiden är ute. Även om ni inte är färdiga. Ni vänjer er snabbt och får tiden att räcka. Detta förutsätter förstås att samtalen hålls minst en gång per 3 månader. Vid samtalets slut: kom överens om/bekräfta tidpunkten för nästa samtal.

  • Utvecklingssamtalet utesluter inte andra samtal. Det viktiga du ska tänka på är att utvecklingssamtalet är extra fokuserat på att kvalitativt utveckla samarbetet mellan medarbetaren, dig och ditt företag.

  • Medarbetarsamtalet används inte i först hand till att tala lön. Lönen tar ni upp i lönesamtalet. Stäng däremot inte dörren helt för att ta upp lönefrågor. För det första är frågor om lön viktiga för din medarbetare och det kan vara så att arbetet blir lidande om han inte får klara ut sina funderingar, för det andra blir samtalet dåligt om ni ska sitta och stänga ute frågor som finns under ytan. Se bara till att dina medarbetare vet vad utvecklingssamtalet är till för i första hand. Lönefrågorna kan ni kanske flytta utanför samtalet.

  • Försök att uppfatta den generella inställningen till dina utvecklingssamtal på din arbetsplats. Fråga lite då och då för att försäkra dig om att samtalen uppfattas som positiva och att de leder till trygghet och goda resultat. Arbeta med att få dina medarbetare att förstå den ömsesidiga nyttan med samtalen.


  • Förbered dig för medarbetarsamtal

    Med hjälp av checklistan nedan kan du enkelt förbereda dig själv för medarbetarsamtalet. Din egen lista kompletterar du med dina anteckningar innan samtalet och använder som dokumentationsunderlag efter. Be också din medarbetare att ta anteckningar så att ni är överens om att dina anteckningar speglar vad ni sagt.

    Checklistan för utvecklingssamtal kan fungera som dina ramar för utvecklingssamtalet och skänka det struktur och trygghet. Men du kan också frångå ramarna om du tror att det ger ett bättre resultat. Kom bara ihåg att ramarna är en bra garanti för effektiva samtal i det långa loppet.


    Din checklista

    1. Uppföljning

    a) Ta upp vad ni talade om sist och diskutera vad som har hänt sedan dess.

    2. Medarbetaren

    a) Ta upp vad medarbetaren tycker är motiverande och mindre motiverande.
    b) Diskutera hur samarbetet med andra medarbetare och ledare fungerar.
    c) Be om synpunkter på arbetsbelastning, arbetstider och fysisk arbetsmiljö.
    d) Be om synpunkter om trivsel, stämning, allmänna attityder m.m.

    3. Planering

    a) Diskutera vad som är viktigast just nu och vilka förändringar och prioriteringar som medarbetaren gör i sitt arbete.
    b) Sätt upp mål för kommande arbete med tidsangivelser för när ni ska stämma av resultatet.
    c) Be medarbetaren berätta om sina önskemål gällande utveckling och nya arbetsuppgifter.
    d) Fråga medarbetaren vad denne anser sig behöva för kompetensutveckling.


    Lästips som andra har gillat

    100 sidor om hur du gör utvecklingssamtalen till något att se fram emot

    "Doris Dahlin går pedagogiskt och lättläst igenom olika aspekter av ett utvecklingssamtal. Det handlar om förberedelser, hur frågor ska ställas, om att nå fram och skapa en dialog, vikten av att våga ta konflikter, konsten att kunna kritisera och ge beröm på rätt sätt med mera."
    Personal & Ledarskap

    "Den här boken är helt fantastisk. Jag kommer definitivt att använda den som kurslitteratur i de utbildningar jag håller."
    Fredrika Persson, Freja Konsulter

    "Den har hjälpt oss att lära våra chefer att hålla bättre samtal med sina säljare. Den är kort och enkel och lätt att förstå. Det här är en bok jag rekommenderar till alla som har chefsansvar och därmed håller utvecklingssamtal."
    Catrin Dagander, Beltton Svenska AB

    "Den har hjälpt oss med att. planera och genomföra utbildningar i medarbetarsamtal. Boken är bra för att den är lättillgänglig, praktisk, lagom tjock. Det här är en bok jag rekommenderar till den/alla som chefar och är oroliga för att hålla samtal."
    Per hassling, Räddningstjänsten Storgöteborg

    "Den har hjälpt mig med att ha vettiga mål/utvecklingssamtal samtidigt lärt mig hantera olika typer av människor i exempelvis konfliktsituationer,rehabilitering och kreativt tänkande.Teamanda etc. Böckerna är bra för att man kan använda dem som uppslagsbok vid ett speciellt problem man stöter på samt att checklistor kan man ej få för många av inom chefsyrket."
    Michael Bergman, Fortum Service Öst AB

    "En bra-att-ha-bok för både chefer och anställda som vill försöka göra något vettigt av utvecklingssamtalen".
    Du & Jobbet

    "Inom varje individ finns en utvecklingspotential - den kan chefen fånga upp vid ett utvecklingssamtal. Författaren har åstadkommit en sakligt utformad och välskriven handbok."
    BTJ

    "Både chef och medarbetare har mycket att vinna på att förbereda sig inför utvecklingssamtalet. Chefen får tillfälle att se till att medarbetaren prioriterar "rätt" arbetsuppgifter och medarbetaren får ett kvitto på vad chefen är nöjd och mindre nöjd med. Lästips; 100 sidor om hur du gör utvecklingssamtalen till något att se fram emot av Doris Dahlin."
    Personalaktuellt

    "Ledarskapskonsulten Doris Dahlin menar att utvecklingssamtalen är det perfekta redskapet för en ambitiös chef. Rätt utnyttjade blir samtalen dessutom en kick för chefen - och medarbetaren."
    Finansvärlden

    "Här lär du dig hur du gör utvecklingssamtal som är mer än bara babbel."
    Tidningen Blomsterbranschen

    Läs mer om boken och vad fler läsare tycker här...

    Om artikelförfattaren:

    Stefan Ekberg har skrivit ett fyrtiotall böcker om företagande och personlig utveckling och har grundat Bokförlaget Redaktionen

    Lägg gärna till mig som vän på Facebook

    Läs mer om den här sajten här

    Veckans samvetsfråga:
    När allt är sagt och gjort - har du då sagt mer än du har gjort?






    Konflikthantering.com är ett projekt inom Bokförlaget Redaktionen
    stefan@redaktionen.se | Sitemap